Sabemos que toda empresa precisa investir em tecnologia. Não importa o tamanho do seu negócio, planejar e montar a infraestrutura de TI é um método para não desperdiçar dinheiro e disponibilizar a tecnologia mais adequada para o crescimento do seu negócio.
Atualmente, no mercado existe inúmeras soluções para a infraestrutura de TI corporativa, e a decisão de comprar ou alugar seus equipamentos deve ser tomada com consciência. Afinal de contas, a compra parece o melhor caminho para não “jogar dinheiro fora”, o aluguel pode representar economia, inovação e sustentabilidade.
Para te ajudar a entender os prós e contras de cada opção para adquirir seus equipamentos de TI, fizemos esse artigo.
Compra ou alugar de equipamentos de TI?
Antes de tudo é importante fazer os cálculos e estimar o custo de cada alternativa é melhor para o seu negócio.
Esse cálculo pode ser feito analisando o TCO (Total Cost of Ownership), que determina o custo do investimento a ser feito. É bom lembrar que o cálculo, no caso de compra, deve conter todas as etapas da vida útil do bem, desde sua aquisição, logística, manutenção, atualização, até o descarte.
Na sua maioria, a compra, se consiste equivocadamente em apenas o valor de compra do bem. Assim, a alternativa de locação parece ser mais proveitosa. Entretanto, na prática, ela inclui custos de manutenção, gerenciamento, atualizações, entre outros gastos indiretos que, desconsiderados na comparação, podem apontar para uma falsa melhor opção.
O custo inicial de aquisição de um computador, por exemplo, é cerca de 25% do custo total do seu ciclo de vida. Ou seja, a escolha não pode ser feita comparando-se o preço de compra de um equipamento com a soma dos meses de contrato de sua locação. A conta deve ser feita considerando os custos ocultos e indiretos.
Por fim, não é preciso optar por um formato único e exclusivo. É possível adotar uma infraestrutura de TI híbrida, com parte dos equipamentos próprios e parte terceirizada. A escolha, mais uma vez, depende da necessidade da sua empresa, de sua capacidade de investimento e da avaliação da melhor opção para cada caso.
Como saber o que vale mais a pena para a sua empresa?
Somada à redução da vida útil de equipamentos de TI, que em média, tem durabilidade de 3 anos. No entanto, a legislação de Imposto de Renda no Brasil determina o prazo de 5 anos de depreciação desse tipo de bem. Assim, sua troca antes desse prazo é evitada por grande parte das empresas.
O resultado dessa combinação de fatores, quando a empresa compra seus equipamentos de TI, é o uso de máquinas obsoletas, sobrecarregadas, que tornam os processos mais lentos e diminuem a produtividade dos profissionais.
Para evitar esse cenário, os gastos com atualização tecnológica seriam altíssimos para uma empresa adapta ao modelo de compra de equipamentos de TI. Para a grande maioria das empresas, essa não é uma realidade viável.
A contratação do outsourcing de TI. Com o serviço, é possível atender às demandas tecnológicas do seu negócio, garantir competitividade e produtividade em alta, sem abrir mão do controle financeiro.
O modelo de locação reduz os custos a longo prazo e melhora o controle do orçamento de TI. Ao mesmo tempo, uma boa parceria de TI oferece equipamentos sempre atualizados de acordo com a demanda do seu negócio, sem que você tenha que reinvestir em novos ativos com frequência.
Em relação a parte contábil da empresa, também é preciso considerar a mudança na legislação relativa ao IRFS 16, que entrou em vigor em janeiro de 2019. Com a mudança, a locação e arrendamentos de dispositivos, com prazo superior a doze meses ou acima de cinco mil dólares, são tratados como ativos da empresa, da mesma forma que a compra de equipamentos. Portanto, esses investimentos deverão constar também em seu balanço patrimonial, elevando a contabilização de seus lucros operacionais e seus indicadores de rentabilidade.
Além da melhor gestão de custos e da atualização, terceirizar sua infraestrutura de TI evita o acúmulo de equipamentos obsoletos no espaço físico da empresa. Afinal, a substituição dos dispositivos é feita pelo fornecedor, que dá o destino mais adequado para os equipamentos no fim de sua vida útil.
Outro ponto muito importante que tem que ser levado em considerado é se sua empresa tem a possibilidade de manter um time de TI capacitado, disponível e especializado para a manutenção e suporte de toda a sua infraestrutura. Poucas são as empresas que têm essa possibilidade.
Na maioria das vezes, a empresa que opta pelo modelo de compra não consegue manter um suporte adequado para os usuários pelas limitações do próprio time. Em empresas com colaboradores distribuídos em diversas regiões do país é algo ainda mais complexo. Essas restrições aumentam o tempo de espera para a solução de problemas, chegando a paralisar processos.
Nesse caso, o serviço terceirizado apresenta mais uma vantagem. O suporte e a manutenção da estrutura alugada são garantidos pela equipe de especialistas do parceiro de TI, que atende de forma imediata, com agilidade e eficiência nos processos, evitando interrupções.
Por que o aluguel de equipamentos é mais vantajoso atualmente?
Além das vantagens apresentadas, alguns cenários atuais também colaboram para que o aluguel de equipamentos de TI seja mais favorável para sua empresa do que a compra.
A adoção do trabalho remoto devido à pandemia, por exemplo, foi facilitada em empresas que terceirizam sua infraestrutura de TI. Com adaptações imediatas no contrato, foi possível que as empresas atendessem às necessidades de seus profissionais e do negócio sem exigir um investimento de emergência, garantindo disponibilidade e segurança.
Da mesma forma, demandas imprevistas ou flutuantes, como projetos temporários, podem ser atendidas com agilidade e prontidão. Sem a necessidade de aquisição de novos ativos, a empresa pode contratar por demanda, por prazos determinados, evitando equipamentos ociosos ao final do projeto.
E por falar em ativos ociosos, o aluguel de equipamentos evita que os equipamentos sejam sobrecarregados, dimensionando o serviço disponível de acordo com a demanda da sua empresa. Assim, os recursos de TI são mais bem aproveitados do início ao fim de sua vida útil.
Como escolher o melhor fornecedor de equipamentos de TI?
A locação de equipamentos de TI pode apresentar alguns desafios que devem ser levados em conta ao planejar a aquisição dos dispositivos tecnológicos para sua empresa.
Em geral, as principais preocupações das empresas ao escolher uma fornecedora estão relacionadas à qualidade e a possíveis falhas na entrega do serviço contratado. A falta de compromisso de um fornecedor de TI pode emperrar processos, atrasar entregas e criar vulnerabilidades na segurança dos seus dados.
Problemas de comunicação com a locadora e um serviço de qualidade esperada também podem resultar em atrasos e paralisação de processos. Por isso, é importante que a seleção do fornecedor seja feita com cautela.
Por fim, a escolha do melhor fornecedor de equipamentos de TI para a sua empresa é uma tarefa essencial para garantir o recebimento de um serviço de qualidade. É essa escolha, também, que resultará em um serviço que atenda às expectativas de custo e disponibilidade.
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